Assistent*in für die Abteilungs­leitung Revision

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungs­organisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungs­stellen im In- und Ausland Grundlagen­forschung auf natur- und geistes­wissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungs­einrichtungen mit zahlreichen Nobelpreis­träger*innen in ihren Reihen.
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Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Revision zum nächstmöglichen Zeitpunkt für 39 Stunden pro Woche eine*n

Assistent*in für die Abteilungs­leitung Revision

Kennziffer 50/25
Wir suchen eine engagierte und selbstständig arbeitende Persönlichkeit als Assistenz der Abteilungs­leitung Revision mit einer Wochen­arbeitszeit von 39 Stunden. Als Teil unseres Teams haben Sie die Möglichkeit, ein breites Spektrum an verantwortungsvollen Aufgaben zu übernehmen.

Ihre Aufgaben werden sein

• Als Assistenz der Abteilungs­leitung Revision sind Sie ein zentraler Dreh- und Angelpunkt der Abteilung. Sie managen und koordinieren Termine für die Abteilungs­leitung und ihre Vertretung, bereiten Besprechungen vor und kümmern sich um die Organisation von Reisen und Fortbildungen. Ihr Auge für Qualität sorgt für eine hervorragende Dokumenten­pflege. Ihre Rolle ist entscheidend für die Aufrecht­erhaltung eines effizienten und reibungslosen Betriebs in unserer Abteilung.
• Sie unterstützen die Abteilungs­leitung Revision bei der Koordination der Clearingstelle der Max‑Planck-Gesellschaft. Ihre Aufgaben umfassen u. a. die sorgfältige Überwachung von Terminen und Arbeits­abläufen, die Verwaltung von Dokumenten im Ablage­system und SharePoint sowie die Vorbereitung von Clearingstellen­verfahren von der Eröffnung bis zum Verfahrens­abschluss bzw. der Schließung von Nachverfahren.
• Als Prüfungsassistenz in der Abteilung Revision unterstützen Sie die sorgfältige Aufbereitung der jährlichen Revisions­planung und übernehmen die Pflege und Verwaltung der Dokumenten­vorlagen der Abteilung.
• Als Koordinator*in des Sekretariats­teams der Abteilung, das sich aus drei weiteren Assistenz­kräften zusammensetzt, sind Sie verantwortlich für die Termin­koordination, die Priorisierung und die Qualitäts­sicherung.
• Im Bereich Mediengestaltung betreuen Sie den Intranet-Auftritt der Abteilung und der Clearingstelle, verfassen Beiträge für das Maxnet und unterstützen bei der Erstellung von Berichten, die über die Abteilung hinausgehen.

In der Position als Assistenz der Abteilungs­leitung Revision erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben. Ihre proaktive Haltung, Organisationsfähigkeit und gute Resilienz bilden die Schlüssel zum Erfolg in dieser dynamischen Rolle.

Was Sie mitbringen

• Sie haben eine kaufmännische Berufsausbildung oder ähnliche Qualifikationen, komplementiert von Erfahrung in relevanten Bereichen.
• Sie können Erfahrung in der persönlichen Assistenzarbeit vorweisen und sind mit der Koordination komplexer Terminkalender vertraut.
• Sie haben fundierte Kenntnisse im Umgang mit verschiedenen Dokumenten und ein gutes Auge für Qualitäts­sicherung und Details.
• Sie sind sicher im Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen.
• Ihre herausragenden organisatorischen Fähigkeiten, Ihr Koordinationstalent und Ihre selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise zeichnen Sie aus.
• Teamarbeit macht Ihnen Freude und Sie verfügen über hervorragende Interaktions- und Kommunikations­fähigkeiten.
• Ihre sehr guten Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.

Das bieten wir Ihnen

Wir bieten Ihnen im Rahmen eines unbefristeten Arbeits­verhältnisses je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelt­tabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungs­möglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeit­modelle
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungs­maßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheits­förderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personen­nahverkehrs
• Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
• Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 50/25) an Kathrin Große, Abteilungs­leitung Revision.
Bewerbungsfrist: 20\. April 2025
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MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung München
Abteilung Personal und Personalrecht
www.mpg.de