Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 2,9 Milliarden Euro.
Assistentin / Sachbearbeiterin - Geschäftsstelle des Senats in Teilzeit
Die Geschäftsstelle »Senat« ist als Stabsstelle in der Fraunhofer-Zentrale angesiedelt. Aufgaben dieser Geschäftsstelle sind das Management, die Beratung sowie die inhaltliche und organisatorische Koordination aller Sitzungen des Senats der Fraunhofer-Gesellschaft und seiner Ausschüsse. Der Senat fungiert als Überwachungs- und Beratungsorgan gegenüber dem Vorstand der Fraunhofer-Gesellschaft. Unter anderem bestellt er den/die Präsident*in sowie die weiteren Vorstandsmitglieder, beschließt den Wirtschaftsplan, einschließlich der Finanzplanung, und muss der Festlegung der Grundzüge der Wissenschafts- und Forschungsstrategie sowie der Forschungs- und Ausbauplanung zustimmen. Darüber hinaus befasst sich der Senat mit Errichtungen, Wandlungen oder Auflösungen von Einrichtungen der Fraunhofer-Gesellschaft.
Was Sie bei uns tun
- Organisatorische Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Sondersitzungen und Ausschüssen des Senats, inklusive Terminkoordinierung, Gästebetreuung, Bewirtungsorganisation, unterstützender Begleitung des Eventmanagements sowie Abstimmung und Koordination mit anderen Abteilungen
- Zuarbeit in der Vorbereitung und Formatierung von Unterlagen (bspw. Präsentationen) sowie in der Erstellung von Protokollvorlagen oder bei Recherchen
- Aufsetzung und Bearbeitung von Beschaffungsprozessen (insbesondere Büromaterial und Bewirtung)
- Bearbeitung eingehender Anträge zu Reisekostenerstattung von Senatsmitgliedern
- Regelmäßige und anlassbezogene Erstellung und Aktualisierung von (Mitglieder-)Listen
- Administrative Unterstützung beim allgemeinen Office Management und der Entwicklung von Prozessoptimierungen der Geschäftsstelle
Was Sie mitbringen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikationen wie bspw. Verwaltungsfachwirt*in oder einer Weiterbildung im Bereich Management-Assistenz
- Idealerweise mehrjährige Erfahrung in einer administrativen oder assistierenden Rolle, möglichst in der Gremienbetreuung oder Verwaltung
- Routine in allen Microsoft-Office-Programmen, idealerweise auch in SAP
- Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift, insbesondere in Deutsch, idealerweise auch in Englisch
- Ausgeprägtes Organisationstalent, eine schnelle Auffassungsgabe und Hands-on-Mentalität
- Lösungsorientierte und genaue Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, diskret, effektiv und diplomatisch mit verschiedenen Hierarchieebenen und unterschiedlichen Persönlichkeiten zu interagieren
Was Sie erwarten können
- Eine spannende Aufgabe in der Unterstützung des hochkarätig besetzten Senats der Fraunhofer-Gesellschaft - Europas führenden Organisation für anwendungsorientiere Forschung und als zentraler Partner der Wirtschaft, Wissenschaft und Politik
- Angenehme Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen Team sowie ein offenes und kommunikatives Arbeitsklima
- Einen sicheren Arbeitsplatz mit 30 Urlaubstagen und einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL)
- Zuschuss zum Deutschland-Ticket Jobticket
- Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens - bis zu 60 % Ihrer Arbeitszeit
- Strukturierte Einarbeitung sowie vielfältige Weiterbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
- Corporate Benefits: Vergünstigte Angebote namhafter Hersteller und Marken
Die Stellenbesetzung ist am Standort München vorgesehen, alternativ wäre auch Berlin möglich.
Die Vergütung erfolgt bis TVöD EG 8 (je nach Qualifikation).
Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 20 Stunden. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet (mit Option auf Verlängerung).Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Fragen zu dieser Position beantwortet Ihnen gerne
Eljesa Haxhiu
Leiterin Geschäftsstelle Senat
Telefon +49 89 1205-1021
Fraunhofer-Zentrale www.fraunhofer.de
Kennziffer: 78566
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Eljesa Haxhiu
Leiterin Geschäftsstelle Senat
Telefon +49 89 1205-1021
