Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Kurzbeschreibung

Zur Entlastung unserer Geschäftsführung suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die sowohl in geschäftlichen als auch in privaten Angelegenheiten organisiert und unterstützt. Du sorgst dafür, dass die beiden Geschäftsführer sich vollständig auf ihre Aufgaben konzentrieren können, indem du alle administrativen und organisatorischen Tätigkeiten übernimmst.

Deine Aufgabe

• Komplette Organisation und Entlastung der Geschäftsführung in allen geschäftlichen und privaten Belangen
• Terminkoordination und Kalenderverwaltung für beide Geschäftsführer
• Organisation und Planung von Reisen (geschäftlich und privat), einschließlich Buchungen, Reisekostenabrechnungen und Zeitpläne
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollerstellung, Dokumentenmanagement und Follow-up von Aufgaben
• Verwaltung privater Angelegenheiten, wie z.B. Organisation von persönlichen Terminen, Haushaltsangelegenheiten, Freizeitplanungen oder Events
• Projektmanagement von ad-hoc-Aufgaben und speziellen Projekten, um die Geschäftsführung zu unterstützen
• Dokumentenmanagement und Korrespondenz für geschäftliche und private Anfragen

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, idealerweise in einem dynamischen Umfeld wie E-Commerce oder Start-ups
• Sehr hohe organisatorische Fähigkeiten und ein Talent für Multitasking
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und die Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen professionell umzugehen
• Selbstständiges Arbeiten und die Fähigkeit, Aufgaben proaktiv zu priorisieren und umzusetzen
• Flexibilität und die Bereitschaft, auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten zu arbeiten
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und IT-Systemen (Google Workspace, Kalender, Microsoft Office etc.)
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Führerschein Klasse B ist von Vorteil, um gelegentlich private Erledigungen für die Geschäftsführung zu übernehmen