Assistenz (m/w/x) für den Leiter der Hauptabteilung Personal

Aufgabengebiet:
*Allgemeine Assistenzaufgaben
o Büroleitung: Planung, Sicherstellung, Durchführung, Koordination und Kontrolle der administrativen Vorgänge im Büro/Sekretariat
o Unterstützung und Entlastung des Leiters der Hauptabteilung Personal im Tagesgeschäft und bei Routine-Arbeiten
o Übernahme von Sonder-/Teilprojektaufgaben, Erstellung von Präsentationen/Tabellen sowie Korrespondenz
o Koordination von Terminen und Besprechungen inkl. Geschäftsreiseplanung und deren Abrechnung
o Unterstützung des Leiters der Hauptabteilung Personal bei der Sicherstellung des Arbeitsschutzes in seinem Verantwortungsbereich
*Sitzungsdienst/Protokollführung
o Organisation, Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Besprechungen sowie Veranstaltungen
o Vorbereitung von Sitzungsunterlagen
o Protokollführung und Steuerung der Umsetzung der Beschlüsse
*Haushalt
o Vorbereitung, Bearbeitung und Überwachung des Haushaltsbudgets der Hauptabteilung Personal in Zusammenarbeit mit der Hauptabteilungsleitung
o Bearbeitung und Kontrolle eingehender Rechnungen

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Personalfachkaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation
• Überdurchschnittlicher Abschluss
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Vertrauensstellung im Personalwesen
• Erfahrung in der Bearbeitung von Aufgaben in einem Sekretariat wünschenswert
• Grundkenntnisse in Business-Englisch, Fachkenntnisse und Erfahrung in der Bearbeitung und Überwachung von Haushaltsbudgets, in der Vor- und Nachbearbeitung von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen sowie in der Protokollführung
• Kenntnisse im Umgang mit Tarifverträgen und arbeitsrechtlichen Themen; Erfahrungen mit dem ABD oder dem TVöD wünschenswert
• Sorgfältige, strukturierte, zuverlässige und selbständige Arbeitsweise
• Überdurchschnittliches Engagement, gutes Zeitmanagement, hohe Integrität und Sozialkompetenz
• Ausgeprägte Organisationsstärke, gute Auffassungsgabe, freundliches Auftreten sowie ein hohes Maß an Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke
• Sehr gute IT-Kenntnisse (Microsoft Office)
• Identifikation mit den Zielen und Aufgaben der katholischen Kirche

Unsere Leistungen

• Interessanter, moderner und sicherer Arbeitsplatz bei einem sozialen Arbeitgeber
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten (nach Möglichkeit)
• Attraktive und faire Vergütung (nach ABD)
• 30 Tage Jahresurlaub + 24.12., 31.12. und Faschingsdienstag frei
• Fort- und Weiterbildungsangebote
• Betriebliche Altersvorsorge, Beihilfeversicherung, Kinderbetreuungszuschuss
• Weitere Zusatzleistungen, wie Deutschlandticket-Job, Rabatte u.v.m.