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Empfangsmitarbeiter (m/w/d)
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Organisation & Verwaltung München
Ausschreibungsnummer: 1801
Stellenangebot vom 25. Januar 2025
Das Harnack-Haus wird von der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) betrieben und ist eine zentrale Tagungsstätte für die 84 Institute und weltweiten Forschungseinrichtungen der MPG. Mit seiner modernen Ausstattung, seiner Lage im traditionsreichen Berlin-Dahlem und seiner langen Geschichte vereint das Haus wissenschaftliche Exzellenz und gastfreundliche Tradition.
Zu den renommierten Persönlichkeiten in den Reihen der Max-Planck-Gesellschaft gehören zahlreiche Nobelpreisträger*innen. Das Harnack-Haus bietet mit seinen 12 Veranstaltungsräumen, einem Restaurant und 69 Gästezimmern ideale Voraussetzungen für wissenschaftliche Tagungen und Begegnungen.
Darüber hinaus dient das denkmalgeschützte Gebäude, dessen bewegte Geschichte bis ins Jahr 1929 zurückreicht, der Max-Planck-Gesellschaft als repräsentatives Gästehaus und steht als Symbol für ihre wissenschaftliche und kulturelle Bedeutung.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort oder zum nächst möglichen Termin eine*n
Empfangsmitarbeiter (m/w/d)
Mit Ihrem Engagement und Ihrer Serviceorientierung tragen Sie entscheidend dazu bei, dass sich unsere Gäste bestens betreut fühlen. Sie agieren als Schnittstelle zwischen Gästen und verschiedenen Abteilungen, wodurch Sie aktiv zum Erfolg unseres Hauses beitragen.
Ihre Aufgaben
Gästebetreuung:
- Begrüßung und Check-in/Check-out der Gäste
- Persönliche Unterstützung bei Anliegen und Fragen
- Sicherstellen einer angenehmen Atmosphäre und eines reibungslosen Aufenthalts
Reservierungsmanagement:
- Koordination von Einzel- und Gruppenreservierungen, inklusive Sonderanfragen
- Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz im Logisgeschäft
- Erstellung und Pflege von Buchungsunterlagen sowie Kommunikation mit anderen Abteilungen
Organisatorische Aufgaben:
- Rechnungserstellung für die Gäste
- Unterstützung bei der Optimierung interner Abläufe und Prozesse
Was Sie mitbringen
Wir suchen eine aufgeschlossene und serviceorientierte Persönlichkeit, die Freude daran hat, Menschen willkommen zu heißen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Folgende Eigenschaften und Erfahrungen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung:
- Eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Hotellerie, Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise erste Berufserfahrung im Gästeservice oder an der Rezeption sowie praktische Kenntnisse in der Nutzung von Buchungssystemen
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse sind ein Plus
- Ein gepflegtes Erscheinungsbild, sichere Umgangsformen und ein hohes Maß an Serviceorientierung
- Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
- Belastbarkeit, auch in anspruchsvollen Situationen, sowie die Fähigkeit, stets den Überblick zu behalten
- Ein Auge für Details und den Wunsch, stets höchste Qualitätsstandards zu erfüllen
Das bieten wir Ihnen
Vergütung:
- Je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung nach TVöD (Bund) (bis zur Entgeltgruppe 6) mit Jahressonderzahlung
- Zuschläge für Überstunden, Wochenenden und Feiertage sowie eine Schichtzulage pro Monat
- Wir bieten Ihnen zusätzlich eine attraktive leistungsorientierte Bezahlung (LOB), mit der wir besondere Erfolge und Ihr herausragendes Engagement gezielt honorieren
- Der Arbeitgeber gewährt einen monatlichen Zuschuss zu den vermögenswirksamen Leistungen (VL)
Work-Life-Balance:
- 33 Urlaubstage pro Jahr
- 2 freie Arbeitstage am 24.12. und 31.12.
- Garantierte freie Zeit zu Ostern, zwischen Weihnachten und Silvester
- Die Max-Planck-Gesellschaft fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch betriebsnahe Kinderbetreuung und einen Familienservice für die Vermittlung von Betreuungspersonen
Zusätzliche Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge und damit eine zusätzliche Absicherung im Ruhestand
- Vergünstigtes Jobticket für den ÖPNV
- Individuelle Weiterbildungsangebote und Entwicklungsmöglichkeiten
- Moderne Arbeitsumgebung in einem historischen Gebäude
Ihr Arbeitsplatz liegt in Berlin-Dahlem, einem traditionsreichen Villenvorort, der durch seine direkte Lage am U-Bahnhof Freie Universität sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist.
Vielfalt, Geschlechtergerechtigkeit und Inklusion
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft will den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werde deshalb ausdrücklich aufgefordert sich zu bewerben. Weiterhin hat sich die Max-Planck-Gesellschaft zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen qualifizierter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (inklusive Lebenslauf und relevanter Nachweise) per E-Mail bis zum 24. März 2025 an doelling@harnackhaus-berlin.mpg.de. Bitte geben Sie auch Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin an. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam mit Ihnen die Zukunft unseres Hauses zu gestalten!
Bewerbungsschluss: 24\. März 2025
