Executive Assistant (m/f/x)

Deine Aufgaben

Wir suchen einen erfahrenen und engagierten Executive Assistant (m/f/x), der sowohl Andreas Liebl, den Geschäftsführer der appliedAI Initiative GmbH, als auch Frauke Groll, die Geschäftsführerin des appliedAI Institute gGmbH, in ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Diese Rolle bietet dir die Möglichkeit, in einem anspruchsvollen und innovativen Umfeld zu arbeiten und einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs zu leisten. Werde Teil unseres Teams und leiste einen wichtigen Beitrag auf unserem Weg Europas Industrie für den Wettbewerb im Zeitalter der KI voranbringen.
Deine Aufgaben sind:

• Effektive Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführer, einschließlich Planung von Meetings und Reisen
• Organisation und Koordination von internen und externen Reden und Terminen, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und Protokollen
• Koordination von Besprechungen, einschließlich Teilnehmermanagement, Materialvorbereitung, Raumeinrichtung und Problemlösung
• Unterstützung des Chief of Staff (m/f/x) in der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Geschäftsdokumenten
• Abstimmung von Vortrags-Engagements einschließlich Terminkoordination, Angebots- und Rechnungsstellung
• Pflege von Kontaktdaten im CRM System
• Unterstützung bei operativen Sonderthemen sowie die Möglichkeit, Ideen zur Verbesserung der täglichen und laufenden Arbeit der Geschäftsführer einzubringen