Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokommunikation o. ä. (w/m/d)

DLR.de/jobs
Nicht-wissenschaftliche Tätigkeit
Steigen Sie ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unserer 11.000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur, bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchten Sie diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist Ihr Platz bei uns!
Für unser Institut für Robotik und Mechatronik in Oberpfaffenhofen suchen wir eine/n
Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokommunikation o. ä. (w/m/d)
Projektassistenz/Sekretariat und Assistenz für die Abteilungsleitung

Das erwartet Sie

Die Abteilung Perzeption und Kognition (PEK) beschäftigt sich damit, Robotersystemen eine ganzheitliche Wahrnehmung ihrer Umgebung mittels der zwei dominierenden Robotersinne Fühlen und Sehen zu ermöglichen. Perzeption und Kognition sind für teleoperierte Assistenz- und autonome Robotersysteme elementare Bestandteile, da sie reaktives Verhalten, Aufmerksamkeitssteuerung und Situationsinterpretation erst möglich machen.
Die Abteilung ist in diesen Themenfeldern durch Kooperationen im nationalen und internationalen Bereich eng vernetzt. Es bestehen enge Industriekontakte, die den zunehmenden industriellen Bedarf an intelligenter Sensordatenprozessierung bedienen.
Wesentliches Ziel der Stelle ist die Unterstützung der Abteilungsleitung sowie der Abteilung in allen administrativen Abwicklungsprozessen, Projektlogistik, Büroorganisation und Projektassistenz.

Ihre Aufgaben umfassen

Projektassistenz

• Überwachen der Einhaltung von Zeit-/Projektplänen, ggf. durch das Erstellen von Übersichten bzw. Darstellung von Ist- und Sollzustand
• Erarbeitung von Vorschlägen bei Feststellung von Abweichungen für die Projektleitung
• Erarbeitung von Vorschlägen zur Strukturierung der Projektakten und des Dokumentensystems einschließlich der Zugriffs- und Änderungsrechte für Projektdokumente
• Aufbau und Pflege eines rechnergestützten Archivierungs- und Verwaltungssystems für Projektdokumentationen, Abteilungsdokumenten und Veröffentlichungen
• Erstellen der Ressourcenplanung aufgrund der Vorkalkulation in den einzelnen Projektphasen für die Projektleitung
• Überwachung und Überprüfung der Personal- und Sachressourcen
• Kontrolle von Kosten und Mittelabfluss (bei Feststellung von Abweichungen Erarbeitung von Vorschlägen für die Projektleitung)
• Organisation zugehöriger Projektbesprechungen (Terminkoordination, Einladung der Teilnehmer/innen, geeignete Räumlichkeiten, Protokollführung)
• Erstellen projektspezifischer kaufmännischer Auswertungen z.B. zur Entwicklung von projektrelevanten Kennziffern (KPIs) für die Steuerung der Projekte
• Zusammenstellen von Projektberichten und -präsentationen in Abstimmung mit den Projektleitungen
• Pflege von Datenbankeinträgen (Pro3Dat Projektdatenbank) und Teamsites

Teamassitenz und Büroorganisation

• Assistenz für die Abteilungsleitung PEK
• Dienstreisemanagment
• Besprechungsvorbereitung

Das erwarten wir von Ihnen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokommunikation oder andere für die Tätigkeit relevanten Ausbildungsgänge, alternativ gleichwertige fachbezogenen Kenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Standardanwendungen
• Gute allgemeine Kenntnisse im Umgang mit Programmen und Tools (z.B. Projektmanagement-Tools, WiKi´s etc.) bzw. die Bereitschaft sich in diesem Bereich weiterzubilden
• Berufserfahrung in der Büroorganisation und Assistenzfunktion
• Sicheres Auftreten, gute Umgangsformen sowie selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit sehr gutem sprachlichem Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse
• Von Vorteil sind Kenntnisse zur Erstellung von Projektterminplänen und Verfolgung von Terminen
• Weiterbildung im Bereich Projektmanagement erwünscht

Unser Angebot

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen Ihnen unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.
Weitere Angaben:
Eintrittsdatum: 01.01.2025
Dauer: 2 Jahre
Beschäftigungsgrad: Vollzeit (Teilzeit möglich)
Vergütung: Je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe 9a TVöD.
Kennziffer: 98281

Kontakt

Dr. Rudolph Triebel Institut für Robotik und Mechatronik
Tel.: 08153 28 4289