Management Assistant (m/w/d)

Ihr Aufgabenbereich

Sie passen am besten zu uns, wenn Sie Spaß daran haben, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten und es Ihnen wichtig ist, professionellen und verbindlichen Kontakt zu unterschiedlichsten Personen über alle Hierarchieebenen hinweg aufzubauen und zu pflegen. Wir legen in unserem Team großen Wert auf das Einbringen unserer individuellen Stärken, ganz nach dem Motto: Nur dort, wo man mit Leidenschaft tätig sein kann, fühlt man sich auch langfristig wohl und erbringt Bestleistung!
Als Management Assistant unterstützen Sie die Stabsstelle Universitätsmedizin und LMU Health Academy in allen administrativen und organisatorischen Bereichen. Hierzu zählen insbesondere:
· Korrespondenz und Repräsentanz für interne Ansprechpartner in vor Ort-Tätigkeit, Funktion als single point of contact für externe Anfragen
· Koordination und Vorbereitung von Terminen und Besprechungen
· Erstellung von Vorlagen und Präsentationen, Ablage und Digitalisierung von Dokumenten, Beschaffung von Materialien
· Empfang, Bewirtung und Begleitung von Teilnehmern von Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen
· Unterstützung bei Präsenzveranstaltungen vor Ort, national und international
· Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung von Symposien und Delegationsbesuchen auf nationaler und internationaler Ebene, inklusive Reisetätigkeit
· Unterstützung im administrativen Personalmanagement
· Vertretungsweise Unterstützung bei der Bearbeitung von Drittmittel-Förderanträgen und Budgetcontrolling

Unsere Anforderungen

· Mehrjährige Erfahrung im Office Management und in der Teamassistenz
· IT Affinität: sicherer Umgang mit Programmen wie MS Office, insbesondere MS Outlook, PowerPoint und Videokonferenzsystemen
· Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache
· Ausgeprägte Fähigkeit zum strukturierten und flexiblen Arbeiten
· Aktive Mitgestaltung von administrativen Prozessen

Unser Angebot

· Wir bieten eine Tätigkeit mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten in einem multidisziplinären Team in Vollzeit.
· Wir bieten interne Fortbildungen zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.
· Die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) einschließlich aller im Öffentlichen Dienst üblichen Zulagen.
· Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, eine Entfristung ist angestrebt.