Mitarbeiter an der Rezeption (m/w/d)

Wir suchen einen freundlichen, aufgeweckten und kommunikativen Empfangsmitarbeiter/Rezeptionisten, der die Verwaltung und administrative Aufgaben am Empfang des Büros übernimmt.

Anforderungen

• Nachweisbare Erfahrung von 1-2 Jahren in der Kundenbetreuung
• Vorzugsweise Erfahrung in der Verwaltungsfunktion eines IT-Unternehmens und Erfahrung mit ähnlichen Aufgaben
• Kenntnisse im Bereich Büroverwaltung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (sowohl mündlich als auch schriftlich)
• Exzellente Kenntnisse von MS Office (Excel und Word)
• Starke Kommunikations-, Organisations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten und Details genau zu beachten
• Gute Problemlösungsfähigkeiten
• Teamorientierung
• Hoher Grad an Integrität, Energie und Initiative

Verantwortungsbereiche:

• Begrüßung und Willkommen von Besuchern und Kunden mit professioneller und positiver Haltung
• Verwaltung des Empfangsbereichs, einschließlich der Beantwortung und Weiterleitung von Anrufen, der Bearbeitung von Anfragen und der Bereitstellung von notwendigen Informationen
• Führung des Besucherbuchs, Ausgabe von Besucherbadges und Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheitsprotokollen
• Koordination und Unterstützung bei der Buchung von Konferenzräumen, Tagungseinrichtungen und anderen Büroflächen
• Durchführung administrativer Aufgaben wie die Entgegennahme und Verteilung von Post und Paketen, die Verwaltung von Büromaterialien und die Sicherstellung, dass der Empfangsbereich sauber und ordentlich ist
• Kommunikation mit internen Teams und Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Besprechungen und Büroarrangements
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch die Bereitstellung von ID- und Zugangskarten und anderer relevanter Unterstützung
• Durchführung aller anderen Aufgaben, die vom Facility-Manager oder anderen leitenden Mitarbeitern zugewiesen werden
• Verwaltung des Parkgaragen, Bereitstellung von Parkplätzen für Gäste und Ausgabe von Parkausweisen
• Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen im Zusammenhang mit Infrastruktur, Zugangskontrolle, Kantine usw.
• Vorbereitung von ausgehenden Post und Paketen (innerhalb Deutschlands und international) einschließlich der Zollabfertigung
• Unterstützung des Facility-Management-Teams bei der täglichen Arbeit, einschließlich der Bearbeitung von Wartungsanfragen, der Koordination mit Lieferanten und der Sicherstellung, dass die Einrichtungen gut gewartet werden.