Office Manager / Facilities Coordinator (w/m/d) gesucht - Für unseren Kunden, ein Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in München, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager / Facilities Coordinator (w/m/d).
Bei der Position handelt es sich um eine direkte Festanstellung bei unserem Kunden. Die Betreuung und Vermittlung sowie alle unsere weiteren Serviceleistungen sind für Sie als Bewerber kostenfrei.
Robert Half ist seit über 75 Jahren weltweit an über 300 Standorten erfolgreich im Anbieten von individuellen Personaldienstleistungen. Experten bei Robert Half vermitteln Sie aus Leidenschaft und mit spezifischem Fachwissen für die Bereiche Finanz- und Rechnungswesen, IT, Legal und im kaufmännischen Bereich. Dabei steht das menschliche Miteinander für uns an erster Stelle. Professionalität, Ehrlichkeit, Integrität und Diversity sind die Basis unseres Denkens und Handelns.
Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung.
Unser Kunde bietet
- Offene, kollegiale und dynamische Firmenkultur mit flachen Hierarchien
- Work-Life-Balance sowie Möglichkeit auf Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Flexible Selbstlernmöglichkeiten wie LinkedIn Learning
- Jährliches persönliches Trainingsbudget
- Mitarbeiterangebote- und Rabatte (Corporate Benefits)
- Firmenhandy, Firmenwagen (funktions- und positionsabhängig)
- Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen
- 30 Tage Urlaub
- Gesundheitsvorsorge (Arbeitsplatz-Check, Impfungen, Bildschirmarbeitsplatzbrille, etc.)
- Prämie für Anwerbung neuer Mitarbeiter
- Attraktive Schicht- und Bereitschaftszulagen
Ihre Aufgaben als Office Manager / Facilities Coordinator (w/m/d)
- Unterstützung im operativen Tagesgeschäft bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Erstellen, Abstimmen und Versenden von Rechnungen
- Überwachung und Mahnung offener Zahlungen sowie deren Abstimmung mit dem Kunden
- Berechnung von Margen
- Einholen von Lieferantenangeboten und Anlegen, Ändern und Überwachen von Bestellungen
- Zuordnen und Prüfen von Eingangsrechnungen
- Erstellung monatlicher Managementreports (intern und extern)
- Laufende Übersicht der erbrachten Leistungen und des Budgetstatus
- Erstellen von Ad-hoc-Abfragen im Auftrag des Account-Teams oder des Kunden
- Bearbeiten und Verteilen von Tickets in den eingesetzten Systemen
- Vor- und Nachbereiten von Unterlagen für Meetings (u. a. Erstellen von PowerPoint-Präsentationen), Protokollieren von Meetings
- Vorbereiten von Veranstaltungen (unter anderem Cateringbestellungen) sowie Koordination von Dienstleistungsfirmen
- Stellvertretung als Site Lead (w/m/d) in den Softservicebereichen Post, Versand und Empfang
- Führung von 6 Mitarbeitern
- Koordination von Urlaub und Krankheitsvertretungen sowie von Mitarbeiter und Service
- Einhaltung aller Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltanforderungen, entsprechend Arbeitsanweisungen oder Schulungsinhalten Einhaltung der Richtlinien zu Notfallprävention und Betriebsüberwachung Berichterstattung bei Unfällen, Berufskrankheiten und Notfällen
- Anwenden, Ausführen und Überwachen von funktionsbezogenen Qualitätsstandards
Ihr Profil
- Mehrjährige Erfahrung im Bereich Facility Management
- Idealerweise Erfahrung im Bereich Technisches Gebäudemanagement / Wartungsplanung / Überwachung CMMS-Tool
- Fachkenntnis der Planung und Durchführung von Wartungsleistungen
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
- Organisations- und Koordinationstalent
- Teamfähigkeit
- Engagement und Motivation
- Umsichtige und selbstständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS-Office
- Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann bewerben Sie sich online als Office Manager / Facilities Coordinator (w/m/d) unter Angabe der Referenznummer 06644-0013127789 - Ihr Lebenslauf genügt. Bei Fragen steht Ihnen Jens Krause von Robert Half gerne zur Verfügung.
Die Robert Half Deutschland GmbH & Co. KG verarbeitet die Daten von Bewerbern, die zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Weitere Informationen zum Datenschutz, insbesondere zu Ihren Rechten, finden Sie unter und unter .
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