Das Bayerische Staatsministerium für Digitales ist das erste seiner Art in ganz Deutschland. An der Spitze steht Digitalminister Dr. Fabian Mehring. Das Digitalministerium treibt den Ausbau der digitalen Dienste und Leistungen im Freistaat voran - für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Kommunen. Seit Gründung 2018 gestaltet das Haus den rechtlichen Rahmen für eine werteorientierte Digitalisierung. Es setzt sich für neue Technologien ein und vertritt die Interessen der Bürgerinnen und Bürger in der digitalen Transformation.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- eine Teamassistenz (m/w/d) -
Das Arbeitsverhältnis ist zunächst befristet für ein Jahr (§ 14 Absatz 2 TzBfG). Bewerber/-innen (m/w/d), welche bereits in einem befristeten bzw. unbefristeten Beschäftigungsverhältnis mit dem Freistaat Bayern gestanden haben, können nicht berücksichtigt werden. Eine entsprechende Erklärung ist den Bewerbungsunterlagen beizufügen.
Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich, sofern durch Job-Sharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgabe gesichert ist.
Bewerbungsschluss ist am 19.01.2025. Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich Anfang Februar 2025 statt.
Ihre Aufgaben
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und des internen Postumlaufs (Briefe, Serienbriefe, Vermerke, E-Mails, elektronische Akten- und Vorgangsbearbeitung in der eGov-Suite)
- Telefonbetreuung
- Terminverwaltung, Terminvorbereitung und -nachbereitung sowie Vor- und Aufbereitung von Unterlagen für Termine oder Besprechungen, Überwachung von Fristen und Terminen
- Kontaktverwaltung
- Besucherempfang und Betreuung (einschließlich Bereitstellung von Getränken und Bewirtung)
- Klärung einfacher technischer Fragen in enger Abstimmung mit dem IT-Support, z. B. Videokonferenz-Einwahl (z. B. in Webex, Skype)
- Buchung, Klärung von organisatorischen Fragen und Abrechnung von Dienstreisen
- Administrative und organisatorische Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
- Abwesenheitsvertretung für andere Vorzimmerkräfte
- Einfache Rechercheaufgaben
- Unterstützende Tätigkeiten (z. B. Erstellen von Dokumenten und Tabellen, Führen von Listen)
- Ggf. einfache sachbearbeitende Tätigkeiten
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Büromanagement)
- Mind. mit der Abschlussnote „befriedigend“
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel)
- Sehr gute Schreibfertigkeiten, fundierte Rechtschreibkenntnisse sowie Kenntnisse der formalen Gestaltungsregeln von Schreiben
- Sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C2)
Darüber hinaus wünschenswert:
- Einschlägige Berufserfahrung, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung
- Sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise, Organisationsgeschick
- Hohe Vertrauenswürdigkeit
- Freundliches und gewandtes Auftreten
- Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Hohe Einsatzfreude, Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität
Wir bieten
- Übertarifliche Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 TV-L (abhängig von einschlägiger Berufserfahrung zwischen brutto 3.086,57 und 3.447,20 €) zzgl. Ministerialzulage (brutto 193,08 €)
- Jahressonderzahlung
- Alle Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes in Bayern (u. a. betriebliche Altersvorsorge)
- Vergünstigte Job-Tickets für die Deutsche Bahn und den Münchner Verkehrs- und Tarifverbund
- Auf ein Jahr befristetes Arbeitsverhältnis, mit der Möglichkeit der anschließenden Verlängerung oder Entfristung bei Bewährung
- Gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf, u. a. durch geregelte Arbeitszeiten (40 Stunden in der Woche), 30 Tage Urlaub (Heiligabend und Silvester arbeitsfrei), Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung, sofern durch Job-Sharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgabe gesichert ist
- Homeoffice, sofern es die dienstlichen Bedürfnisse erlauben
- Arbeitsplatz im Herzen Münchens mit optimaler Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel
- Mit unserem Firmen-Fitnesspartner EGYM Wellpass kostengünstig in über 8.000 Sport- und Gesundheitseinrichtungen deutschlandweit trainieren
Ihr Einverständnis in eine Sicherheitsprüfung nach dem Bayerischen Sicherheitsprüfungsgesetz ist Voraussetzung für die Stellenbesetzung.
Schwerbehinderte Bewerber/-innen (m/w/d) werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt. Zur Verwirklichung der Gleichstellung von Frauen und Männern besteht ein besonderes Interesse an der Bewerbung von Frauen. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind erwünscht.
Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre digitale Bewerbung ausschließlich über INTERAMT bis 19.01.2025:
https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1193836
Datenschutzhinweise:
Ansprechpartner
Oberregierungsrat Albert Maier, Tel. 089 453549 - 541
