Teamassistenz (m/w/d) und Vertretung (m/w/d) des Vorzimmers der Abteilungs­leitung

„One Health“ - dafür steht das Bayerische Landesamt für Gesundheit und Lebensmittel­sicherheit (LGL) als inter­disziplinäre, wissen­schaftliche Fach­behörde. Denn die Gesundheit umfasst viele Aspekte - so liefern nur gesunde Tiere gesunde Lebens­mittel, und nur eine gesunde Umwelt ermöglicht körper­liches, geistiges und soziales Wohlergehen.
Gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus der Lebensmittel­chemie, der Human- und Veterinär­medizin sowie weiteren (natur-)wissen­schaftlichen Disziplinen und der Verwaltung arbeiten wir für die Gesund­heit von Mensch und Tier und damit für einen modernen Gesundheits- und Verbraucher­schutz in Bayern. Unter­stützen Sie uns hierbei an einem unserer zahl­reichen Stand­orte!
Das Sachgebiet AP3 „Arbeits- und Umwelt­bezogener Gesundheits­schutz“ sucht in München zum nächst­möglichen Zeitpunkt eine

Teamassistenz (m/w/d) und Vertretung (m/w/d) des Vorzimmers der Abteilungs­leitung

Kennziffer 24200
Sie möchten einen Beitrag zur Schaffung einer sicheren Arbeits­welt leisten und suchen eine alternative und sinnvolle Tätigkeit zu Ihrem bisherigen Arbeits­alltag? Sie haben Freude an neuen Heraus­forderungen und arbeiten gerne in multi­disziplinären Teams?
Dann passen Sie zu uns, denn all dies ist bei uns möglich.

Vielseitige Aufgaben, die Sie heraus­fordern

Unterstützung der Sach­gebiets­leitung sowie der Sach­bereichs­leitungen und des Teams „Arbeits- und Umwelt­bezogener Gesundheits­schutz“ (AP3) sowie Vertretung des Vorzimmers der Abteilungs­leitung (gegen­seitige Vertretung):

• Unterstützung bei der verwaltungs­technischen Abwicklung von Projekten und Studien
• Unterstützung bei der Ermächtigung von Ärztinnen und Ärzten für staatlich vorgeschriebene Vorsorge­untersuchungen sowie nach Strahlen­schutz­verordnung
• Kommunikation mit der Personal­abteilung bezüglich des Stellen­bedarfs und der Einstellungs­verfahren
• Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Sachgebiets bei Neu­einstellungen
• Internet- und Literaturrecherchen sowie Datenabfragen und -zusammenstellungen
• Aktenführung und -ablage mittels eines elektronischen Dokumenten­management­systems
• Organisation der hauseigenen Bibliothek
• Jugendarbeitsschutz - Formulare und Abrechnung
• Normenbestellung für die Bayerische Gewerbe­aufsicht

Bei Vertretung des Vorzimmers der Abteilungs­leitung u. a. eigen­ständige Koordination aller Aktivitäten innerhalb der Abteilung, z. B.:

• Bearbeitung eingehender Anfragen per Telefon und E-Mail sowie die dazugehörige Dokumentation und Ablage
• E-Mailverwaltung und E-Mail­versand der Funktions­post­fächer
• Koordination und Überwachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungs­fristen
• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen und Fort­bildungs­reisen
• Organisation, Vorbereitung und Durch­führung von internen und externen Veranstaltungen und Besprechungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Gesprächs­unterlagen sowie bei der Protokoll­führung
• Postverteilung und -versand

Ein Lebenslauf, der uns überzeugt

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungs­fach­angestellter (m/w/d), Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büro­management oder Gesundheits­kauffrau / -kaufmann (m/w/d) bzw. entsprechend gleichwertige Ausbildung
• Einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im kauf­männischen bzw. verwaltungs­technischen Bereich
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Anwendungen, Online­konferenz­systeme etc.) und Bereitschaft zur Einarbeitung in behörden­spezifische Software
• Sehr hohe Eigen­initiative und Selbst­ständig­keit
• Sehr ausgeprägte Team­fähigkeit
• Ausgeprägtes Kommunikations­geschick und Organisations­talent
• Hohe Flexibilität
• Besonnenheit und Umsicht, auch in zeit­kritischen Situationen
• Umfassende Deutsch­kenntnisse (mindestens Sprach­niveau B2 nach GER)
• Englischkenntnisse von Vorteil

Ein Umfeld, das Sie begeistert

• Flexible Arbeits­zeiten
• Behördliches Gesundheits­management
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• 30 Tage Urlaub plus Heilig­abend und Silvester arbeits­frei
• Betriebliche Alters­vorsorge
• Jahres­sonder­zahlung
• Vermögens­wirksame Leistungen
• Fort- und Weiterbildungs­akademie Inhouse
• Sicherer Arbeits­platz
• Ideenmanagement
• Mitarbeiter­vergünstigungen
• Mitarbeiter­veranstaltungen (Sommerfest, Betriebs­ausflug etc.)
• Vergünstigung im ÖPNV („Jobticket“)

Beschäftigungs­verhältnis / Bewertung

Die Einstellung erfolgt zunächst im Wege eines auf bis zu zwei Jahre befristeten tarif­rechtlichen Arbeits­verhältnisses. Eine Verlängerung des Arbeits­verhältnisses wird bei Bewährung angestrebt. Die Vergütung richtet sich nach den Regelungen des TV-L. Die beabsichtigte Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen in Entgelt­gruppe E 6.
Nähere Informationen zur Vergütung finden Sie unter https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/.

Bewerbung

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, dann bewerben Sie sich gerne bis zum 06.01.2025 über unser Online­bewerbungs­portal auf Weitere Informationen zum Bewerbungs­verfahren, die Bestand­teil dieser Ausschreibung sind, finden Sie eben­falls auf unserer Website.
Wir freuen uns auf Sie!

Ihre Ansprechpersonen

Für Fragen stehen Ihnen Frau Prof. Dr. Heinze, Tel. 09131 6808-4321, und Frau Dr. Quartucci, Tel. 09131 6808-4260, gerne zur Verfügung.
Die geschlechterspezifische Verwendung eines Stellen­titels hat keinerlei Einfluss auf die tatsächliche Auswahl für die Position. Chancen­gleich­heit, Inklusion, Akzeptanz von Unterschieden und gegen­seitige Wert­schätzung werden bei uns groß­geschrieben. Allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (m/w/d) bringen wir jederzeit Wert­schätzung und Respekt entgegen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Welt­anschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Das LGL fördert, ganz im Sinne des Freistaats Bayern als Dienst­herr und Arbeit­geber, aktiv die Gleich­stellung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (m/w/d). Alle unsere Stellen sind grundsätzlich teilzeit­fähig, soweit durch Jobsharing die Wahr­nehmung der beschriebenen Aufgaben gewähr­leistet ist. Wir begrüßen Bewerbungen von Frauen und Männern besonders dann, wenn es sich um Bereiche unseres Amtes handelt, in denen sie bislang noch in erheblich geringerer Zahl beschäftigt sind. In Bereichen, in denen Frauen in erheblich geringerer Zahl beschäftigt sind als Männer, werden Frauen besonders aufgefordert, sich zu bewerben (Art. 7 Abs. 3 BayGlG). Auch die Inklusion von (schwer-)behinderten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (m/w/d) ist uns ein großes Anliegen. Bereits jetzt arbeiten bei uns mehr Schwer­behinderte als gesetzlich vorge­schrieben. Sie werden bei im Wesent­lichen gleicher Eignung bei der Auswahl bevorzugt berücksichtigt. Am LGL begreifen wir Diversität als Bereicherung, daher begrüßen wir selbst­verständlich Bewerbungen von Menschen sämtlicher Nationalitäten.