Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Tarifbeschäftigter (m/w/d)

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Vorzimmerkräfte (m/w/d) für die Abteilung Z „Zentrale Angelegenheiten“

Aufgabengebiet

• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen inkl. Empfang und Betreuung von Besuchern und Mitarbeitern
• Vermittlung von Telefonaten für die Abteilungsleitung sowie Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen
• Terminkoordination und Kalenderverwaltung sowie Dienstreiseservice für die Abteilungsleiterin
• Postbearbeitung (Ein- und Ausgang) inkl. Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs (u.a. Weiterleitung nach Zuständigkeit)
• Redaktionelle Überarbeitung des Schriftverkehrs, wie Ministerrats- und Landtagsangelegenheiten, Versetzungs-, Beförderungs-, Ernennungsschreiben, Urkunden, Teilnahmebescheinigungen etc.
• Koordinierung der Ministerrats- und Landtagsangelegenheiten innerhalb der Abteilung
• Pflege diverser Telefon- und Adresslisten für die Hausspitze
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen im Integrierten Haushalts- und Kassenverfahren (IHV)
• Mitarbeit für die Personalsachgebiete bei Beurteilungen, Leistungsprämien, Veranstaltungen und Bewerbermanagement
• Elektronische Vorgangsbearbeitung: Erzeugung von Vorgängen in der E-Akte, Verwaltung der E-Akte

Ihr Profil

• Erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Tarifbeschäftigter (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossenem Beschäftigtenlehrgang I oder
• Überdurchschnittlich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt in den Bereichen Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Rechtsanwalts- bzw. Notarfachdienst oder alternativ
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, wünschenswert im öffentlichen Dienst
• Sichere Anwendung des gesamten MS-Office-Pakets, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, fundierte Schreibfertigkeiten und Rechtschreibkenntnisse
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
• Kontaktbereitschaft, gute Umgangsformen, gewandtes Auftreten, ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit
• Überdurchschnittliche Kommunikations- und Teamfähigkeit, dem Tätigkeitsbereich entsprechende Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität
• Interesse am Aufgabenbereich der Abteilung sowie die im Umgang mit personalwirtschaftlichen Vorgängen zu wahrende Diskretion und Vertraulichkeit.

Wir bieten

• Ein unbefristeter krisensicherer Arbeitsplatz in Vollzeit (40 Wochenstunden) in zentraler Innenstadtlage in München.
• Eine übertarifliche bzw. tarifgerechte Bezahlung bis in die Entgeltgruppe 8 TV-L; nähere Informationen zu den Entgeltgruppen finden Sie z. B. unter www.oeffentlicher-dienst.info. Einschlägige und/oder förderliche hauptberufliche Tätigkeiten können nach einer individuellen Prüfung bei der Stufenzuordnung berücksichtigt werden.
• Funktionsgebundene Zulage (max. 240 €) bei übertariflicher Eingruppierung nach erfolgreicher Einarbeitung.
• Zulage für die Tätigkeit an einer obersten Landesbehörde (sogenannte „Ministerialzulage“ derzeit circa 173 € monatlich)
• Bei Vorliegen der Voraussetzungen eine Ballungsraumzulage (sogenannte „Münchenzulage“ derzeit. circa 136 € monatlich)
• Tarifliche Jahressonderzahlung (ehemaliges „Weihnachtsgeld“) sowie monatliche Inflationsausgleichsprämie bis 31.10.2024
• Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, 30 Tage Urlaub, Fahrradleasing, Gesundheitsförderung wie z.B. Firmenfitness, vergünstigtes JobTicket für den ÖPNV
• Modern ausgestatteter, arbeitsergonomisch optimierter Arbeitsplatz
• Gleitende Arbeitszeit (Präsenzzeit) mit sehr guten Ausgleichsmöglichkeiten sowie Homeoffice
• Gezielte Fort- und Weiterbildungen

Weitere Informationen

Die Stelle ist teilzeitfähig, sofern durch Job-Sharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgabe gesichert ist.
Die Stelle ist für schwerbehinderte Bewerber/Bewerberinnen geeignet. Schwerbehinderte Bewerber/Bewerberinnen werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt.
Die Tätigkeiten erfordern die Durchführung einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach Art. 11 Bayer. Sicherheitsüberprüfungsgesetz.
Für Fragen rund um unsere Ausschreibung steht Ihnen gerne Frau Schüttenkopf (Tel. 089 2192 4146) zur Verfügung.
Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (u. a. Motivationsschreiben, lückenloser Lebenslauf, Schul-, Berufsabschluss- und Arbeitszeugnisse, einschlägige Fortbildungsnachweise) richten Sie bitte bis spätestens 18.10.2024 per E-Mail an:
Bewerbungen-Z5@stmi.bayern.de
(Max. 10 MB, ausschließlich in einem PDF-Dokument ohne aktive Inhalte - andere Dateiformate oder Downloads aus Internetspeichern bleiben aus Sicherheitsgründen unberücksichtigt.)
oder per Post an:
Bayerisches Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration
Sachgebiet Z5, Odeonsplatz 3, 80539 München
Hinweise zum Datenschutz erhalten Sie unter:
https://www.innenministerium.bayern.de/hil/datenschutz/spezifisch/index.php
Auf dem Postweg eingehende Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Verfahrens unter Beachtung des Datenschutzes sowie des AGG vernichtet. Bitte verzichten Sie daher auf die Verwendung von Bewerbungsmappen oder Folien und reichen Sie keine Originalunterlagen ein.
Auslagen für Vorstellungsgespräche können nicht übernommen werden.