Das Institut für Schlaganfall- und Demenzforschung (ISD) ist ein weitgehend aus Stiftungsmitteln finanziertes Institut am Klinikum der Universität München, dessen Tätigkeitsfeld von der Grundlagenforschung bis zur Durchführung klinischer Studien reicht. Am ISD sind rund 140 Mitarbeiter, Doktoranden, Stipendiaten sowie ausländische Gastwissenschaftler tätig.
Das Institut für Schlaganfall- und Demenzforschung (ISD) https://www.isd-research.de/isd-research sucht - zunächst auf zwei Jahre befristet- zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Verwaltungsmitarbeiter.
Ihr Aufgabenbereich
· Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben
· Unterstützung und Zuarbeit bei administrativen Aufgaben für Arbeitsgruppen und Forschungsteams
· Kalender- und Terminmanagement
· Reiseorganisation mit Flug-, Zug-, Hotelbuchung inkl. Reisekostenabrechnung
· Begleitung und Durchführung personaladministrativer Tätigkeiten
· Korrespondenz mit nationalen und internationalen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache
· Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Tagungen sowie Besucherbetreuung
· Materialwirtschaft inkl. Bestellung, Rechnungsprüfung und Verwaltung
· Mithilfe bei der Verwaltung von Budgets - Aufbereitung von Reports in Excel
· Mithilfe bei Erstellen von internen und externen Rechnungen
· Vertretungen und Support der anderen Verwaltungsmitarbeiter
Unsere Anforderungen
· Sie verfügen über fließende Deutschkenntnisse sowie verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift.
· Wünschenswert ist eine erfolgreiche abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung.
· Sie haben Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, oder Ähnliches z.B. als Sekretär oder Teamassistenz.
· Sie besitzen ein ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent.
· Sie haben Erfahrung im Forschungs-/Universitätsumfeld (wünschenswert, aber nicht Voraussetzung).
· Vorausgesetzt werden sehr gute MS Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook).
· Sie verfügen über SAP Grundkenntnisse (wünschenswert).
· Zu Ihren Stärken zählen Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein sowie Teamgeist.
· Sie zeigen Lernbereitschaft und haben Freude an der interkulturellen Zusammenarbeit.
· Wir suchen einen engagierten Mitarbeiter, der in der Lage ist, Aufgaben effektiv zu priorisieren und so einen reibungslosen Ablauf in unserem Team sicherzustellen.
· Sie haben ein kundenorientiertes, serviceorientiertes und selbstsicheres Auftreten sowie Freude am Umgang mit Menschen, auch in hektischen Situationen.
· Empathie, Flexibilität und Belastbarkeit zeichnen Sie aus.
· Sie arbeiten gerne im Team, sind aufgeschlossen und haben eine strukturierte, eigenverantwortliche und gewissenhafte Arbeitsweise.
Unser Angebot
· Wir bieten Ihnen eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem internationalen Forschungsumfeld
mit der Möglichkeit, eigene Ideen und Erfahrungen mit einzubringen.
· Sie arbeiten selbstständig und verantwortungsvoll in einem kollegialen und motivierten Team.
· Sie erhalten eine intensive Einarbeitung und werden in Ihr Team integriert.
· Der Arbeitsplatz befindet sich in einem ansprechenden, multikulturellen Umfeld in einem modernen Forschungsgebäude am Standort Großhadern.
· Die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) einschließlich aller im Öffentlichen Dienst üblichen Zulagen.
· Das Anstellungsverhältnis ist zunächst auf 2 Jahre befristet, eine Verlängerung ist ausdrücklich erwünscht.
