Werkstudent (m/w/d) Office Management & Assistenz Geschäftsführung

Deine Aufgaben

Wir suchen ab sofort Werkstudent:innen für den Bereich Office Management & Assistenz der Geschäftsführung.
Deine Aufgaben im Office Management:

• Du verstehst es, mit einem Augenzwinkern und deinem Charme den Empfang in unserem Büro verantwortungsvoll zu besetzen
• Du koordinierst einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts und sorgst mit deiner offenen und herzlichen Art dafür, dass sich Mitarbeitende und Besuchende wohlfühlen (z. B. durch die Begrüßung und Bewirtung von Gästen)
• Du sorgst dafür, dass unsere Kontaktdatenbank (FileMaker) immer auf dem aktuellen Stand ist
• Du bist außerdem für die allgemeinen Sekretariats- und Büroabläufe zuständig sowie die Postbearbeitung und -verteilung
• Du kümmerst dich um die Bestellungen von Büromaterialien und sorgst dafür, dass deinen Kolleg:innen nichts ausgeht
• Du bist Ansprechpartner:in für unsere Hausverwaltung, Handwerker:innen und unseren Reinigungsservice
• Kurzum: du bist das Aushängeschild unseres Büros

Deine Aufgaben als Assistenz der Geschäftsführung:

• Du verfolgst eine proaktive, inhaltliche und administrative Entlastung der Geschäftsführung
• Du bist für das Termin- sowie Travelmanagement der Geschäftsführung verantwortlich, inkl. Abrechnung der Spesen, Auslagen und Kreditkarten
• Du übernimmst die Durchführung eigener Projekte für die Geschäftsführung, wie z. B. die Erstellung von Präsentationen o. Ä.
• Du begleitest aktiv Entwicklungsprozesse
• Du bist für die Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings verantwortlich (Protokollführung) sowie für die Bestellung von Caterings
• Du unterstützt die Geschäftsführung in dieser Drehscheibenfunktion und bildest als strategische:r Sparringpartner:in gemeinsam mit ihr ein enges Erfolgsteam

Du passt zu uns, wenn...

• Du ein echtes Organisationstalent mit Weitblick und Fingerspitzengefühl für Details bist
• Du den Teamgeist lebst und Andere mit deiner guten Laune ansteckst
• Du Themen proaktiv angehst und Hilfsbereitschaft bei dir dabei großgeschrieben wird
• Du dich auch in Stresssituationen nicht aus der Ruhe bringen lässt und strukturiert, engagiert und selbstständig arbeitest
• Du sicher mit MS-Office umgehst
• Du über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift verfügst, da du viel mit deinen Kolleg:innen sowie mit Dienstleistern, Kooperationspartnern oder unseren Gästen kommunizierst
• Und du zu guter Letzt durch deine freundliche, offene und serviceorientierte Art überzeugst…und dich selbst nicht immer allzu ernst nimmst

Warum wir?

Bei uns erwartet Dich ein vielseitiges Aufgabenfeld mit großer Eigenverantwortlichkeit. Unsere Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungswegen bietet Dir optimale Voraussetzungen für Deine berufliche und persönliche Entwicklung. Arbeiten auf Augenhöhe und ein respektvolles Miteinander stehen in unseren Teams an höchster Stelle. Wir bieten eine leistungsgerechte Bezahlung angelehnt an die Vergütung im öffentlichen Dienst. Unser Büro befindet sich im Herzen von München in der Sonnenstraße.
Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 10-20 Stunden.
Die Internationale Münchner Filmwochen GmbH setzt sich für Diversität und Inklusion in ihren Teams ein. Unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen unserer Beschäftigten sind Garanten für Kreativität, Innovation und Erfolg unserer internationalen Kulturarbeit. Deshalb freuen wir uns über alle Bewerber:innen mit passenden Einstellungsvoraussetzungen, unabhängig von ihrer Herkunft oder ihrem persönlichen Hintergrund. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, Foto und Zeugnissen.
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Über uns

Das FILMFEST MÜNCHEN ist seit 40 Jahren eines der Top-Kulturereignisse mit internationaler Bedeutung.
Mit 80.000 Besucher:innen ist es Deutschlands größtes Sommerfilmfestival und zugleich ein attraktiver Treff für die gesamte Filmbranche. Jedes Jahr werden hier Ende Juni die neuesten Filme aus aller Welt gefeiert.
Werde Teil des Filmfest-Teams und erlebe ein kulturelles Großereignis hinter den Kulissen: Jedes Jahr sucht das FILMFEST MÜNCHEN engagierte Mitarbeiter:innen.